Eine Betreuungskraft zu engagieren ist ein grosser Schritt – sowohl für Familien als auch für die betroffene Seniorin oder den betroffenen Senior. Das Ziel ist klar: eine liebevolle, zuverlässige und rechtlich saubere Betreuung im eigenen Zuhause zu schaffen. Doch zwischen dem ersten Informationsgespräch und dem tatsächlichen Einzug der Betreuungskraft liegen viele organisatorische Aufgaben, rechtliche Fragen und praktische Entscheidungen.

Dieser Praxisleitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine Betreuungskraft richtig organisieren, welche Fehler Sie vermeiden sollten und worauf es bei der Planung, Auswahl und Begleitung im Alltag wirklich ankommt.

1. Bedarfsermittlung – Grundlage für jede gute Betreuung

Bevor Sie eine Betreuungskraft suchen, müssen Sie wissen, welche Unterstützung konkret benötigt wird. Die Bedürfnisse unterscheiden sich stark – je nach Gesundheitszustand, Mobilität, Demenzgrad und familiärer Einbindung.

Führen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme durch:

• Welche Tätigkeiten fallen schwer (z. B. Körperpflege, Kochen, Einkaufen, Begleitung)?
• Gibt es einen anerkannten Pflegegrad?
• Wie ist der Tagesrhythmus des Seniors (Schlafzeiten, Essgewohnheiten, soziale Kontakte)?
• Bestehen besondere medizinische oder psychologische Bedürfnisse (Demenz, Diabetes, Angstzustände)?

Erstellen Sie daraus ein Anforderungsprofil, das Sie später Ihrer Vermittlungsagentur oder der Betreuungskraft selbst vorlegen können. Je detaillierter dieses Profil ist, desto passgenauer kann die Betreuung organisiert werden.

2. Rechtlich sichere Beschäftigung – keine Kompromisse bei der Legalität

Eine der häufigsten Fehlerquellen ist die illegale Beschäftigung. Wer Betreuungskräfte „privat“ beschäftigt, ohne gültigen Arbeitsvertrag oder Sozialversicherung, riskiert hohe Geldstrafen und im Schadensfall sogar Haftung.

Die sicherste und bewährteste Variante ist das EU-Entsendemodell. Dabei ist die Betreuungskraft in ihrem Heimatland (z. B. Polen, Slowakei oder Rumänien) angestellt und wird legal nach Deutschland entsendet. Sie bleibt dort sozialversichert und erhält eine A1-Bescheinigung als Nachweis.

Eine zweite, aber aufwendigere Möglichkeit ist die direkte Anstellung in Deutschland, bei der Sie als Arbeitgeber auftreten. Hier müssen Sie Lohnabrechnung, Versicherung und Steuern selbst abwickeln – was nur in Ausnahmefällen empfehlenswert ist.

Wichtig ist: Lassen Sie sich von der Agentur alle rechtlichen Unterlagen vorlegen – insbesondere die A1-Bescheinigung, Versicherungsnachweise und den Entsendungsvertrag.

3. Auswahl der passenden Vermittlungsagentur

Die Agentur ist das Bindeglied zwischen Familie und Betreuungskraft. Eine seriöse Vermittlungsstelle erkennt man an Transparenz, Fachkompetenz und Erreichbarkeit.

Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

• Die Agentur bietet ein ausführliches Beratungsgespräch an (telefonisch oder vor Ort).
• Sie erstellt ein schriftliches, unverbindliches Angebot mit klarer Preisstruktur.
• Sie prüft selbst die Qualifikation, Sprachkenntnisse und Erfahrung der Betreuungskräfte.
• Es gibt feste Ansprechpartner für Fragen und Notfälle.
• Ersatz bei Krankheit oder Unzufriedenheit wird garantiert.
• Die Agentur arbeitet mit klaren Verträgen und rechtlicher Absicherung.

Vorsicht bei Lockangeboten mit extrem niedrigen Preisen – sie deuten häufig auf Schwarzarbeit oder fehlende Sozialversicherung hin. Qualität hat ihren Preis, und nur ein seriöses Modell bietet Ihnen echte Sicherheit.

4. Auswahl der Betreuungskraft – Persönlichkeit vor Perfektion

Wenn Sie ein oder mehrere Profile erhalten, nehmen Sie sich Zeit, die Kandidatinnen oder Kandidaten persönlich kennenzulernen – per Videogespräch oder Telefonat. Dabei sollten Sie nicht nur auf Fachliches, sondern vor allem auf die menschliche Passung achten.

Wichtige Fragen im Kennenlerngespräch:

• Welche Erfahrung hat die Betreuungskraft im Umgang mit Senioren oder Demenzkranken?
• Wie gut sind die Deutschkenntnisse?
• Welche Erwartungen hat sie an Unterkunft, Freizeit und Aufgaben?
• Wie reagiert sie in schwierigen Situationen (z. B. bei nächtlicher Unruhe oder Ablehnung von Hilfe)?

Die Chemie zwischen Senior und Betreuungskraft ist entscheidend. Vertrauen, Geduld und Einfühlungsvermögen sind wichtiger als perfekte Sprachkenntnisse. Eine gute Agentur hilft bei der Auswahl und sorgt bei Bedarf für einen schnellen Austausch, falls es nicht passt.

5. Vorbereitung des Haushalts – praktischer Feinschliff vor dem Einzug

Damit die Betreuung reibungslos starten kann, sollte das Zuhause gut vorbereitet sein. Dazu gehören sowohl organisatorische als auch praktische Massnahmen:

Organisatorisch:

• Alle wichtigen Telefonnummern (Angehörige, Hausarzt, Pflegedienst, Apotheke, Notruf) sichtbar platzieren.
• Medikamentenplan aktuell halten und gut lesbar aufbewahren.
• Betreuungstagebuch anlegen, um Abläufe und Beobachtungen zu dokumentieren.
• Verträge, Versicherungspapiere und Arztunterlagen in einem Ordner sammeln.

Praktisch:

• Ein separates, möbliertes Zimmer für die Betreuungskraft bereitstellen.
• Zugang zu Bad, Küche und Internet sicherstellen.
• Lebensmittel und Haushaltsartikel vorrätig halten.
• Stolperfallen (Teppiche, Kabel, unbeleuchtete Flure) beseitigen.

Ein strukturierter Start schafft Vertrauen – sowohl für den Senior als auch für die Betreuungskraft.

6. Klare Aufgabenverteilung und Erwartungen

Ein häufiger Stolperstein in der Betreuung ist unklare Kommunikation. Deshalb sollten Sie von Anfang an besprechen, welche Aufgaben zur Betreuung gehören und welche nicht.

Typische Tätigkeiten:

• Hilfe bei Körperpflege und Anziehen
• Unterstützung bei Mahlzeiten
• Haushaltstätigkeiten (Kochen, Waschen, Aufräumen)
• Spaziergänge, Gesellschaft, Begleitung zu Terminen
• Kontrolle von Medikamenteneinnahme (ohne medizinische Verantwortung)

Nicht erlaubt sind medizinische Tätigkeiten wie Injektionen oder Wundversorgung – diese bleiben Sache des Pflegedienstes.

Legen Sie auch Arbeits- und Ruhezeiten fest. Der Begriff „24-Stunden-Betreuung“ bedeutet Anwesenheit, nicht Dauerarbeit. Betreuungskräfte benötigen tägliche Pausen und freie Zeit – nur so ist nachhaltige Qualität möglich.

7. Integration in den Alltag – Vertrauen aufbauen

Der Einzug einer fremden Person ist für viele Senioren anfangs ungewohnt. Geben Sie beiden Seiten Zeit, sich kennenzulernen. Die ersten Tage sind entscheidend: Hier werden Routinen, Abläufe und gegenseitiges Vertrauen aufgebaut.

Hilfreiche Tipps:

• Beginnen Sie mit gemeinsamen Tätigkeiten, z. B. Kochen oder Spazierengehen.
• Besprechen Sie Tagespläne behutsam, statt sie vorzugeben.
• Loben Sie Fortschritte und kleine Erfolge.
• Halten Sie als Angehörige regelmässigen, aber respektvollen Kontakt – ohne Kontrolle, sondern als Unterstützung.

Ein harmonisches Miteinander entsteht nicht über Nacht, sondern durch Offenheit und Geduld.

8. Laufende Kommunikation und Betreuungskontrolle

Auch nach dem Start ist regelmässige Abstimmung wichtig. Führen Sie alle ein bis zwei Wochen kurze Gespräche mit der Betreuungskraft oder der Agentur:

• Wie ist der Gesundheitszustand des Seniors?
• Gibt es Schwierigkeiten oder Überforderungen?
• Müssen Aufgaben angepasst werden?

Ein Betreuungstagebuch hilft, den Überblick zu behalten und Informationen an Ärzte oder Pflegedienste weiterzugeben. Viele Agenturen bieten zudem digitale Systeme an, über die Angehörige online informiert bleiben.

9. Vertretung, Urlaub und Notfälle regeln

Jede Betreuungskraft hat Anspruch auf Erholung. Planen Sie Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen rechtzeitig mit der Agentur. Seriöse Vermittler stellen Ersatzkräfte zur Verfügung, die sich anhand der Dokumentation schnell einarbeiten können.

Notfallnummern sollten immer griffbereit sein – für medizinische Zwischenfälle, technische Probleme oder unerwartete Situationen. Eine klare Regelung sorgt dafür, dass auch im Ausnahmefall niemand allein gelassen wird.

10. Wertschätzung und langfristige Zusammenarbeit

Eine gute Betreuung basiert auf gegenseitigem Respekt. Kleine Gesten – ein Dankeschön, ein freier Nachmittag oder eine ehrliche Rückmeldung – schaffen Motivation und Vertrauen. Wer seine Betreuungskraft fair behandelt, profitiert von Kontinuität und Qualität.

Auch regelmässige Weiterbildungen oder Sprachkurse können die Zusammenarbeit verbessern. Viele Familien berichten, dass aus einer professionellen Beziehung über die Zeit eine echte Freundschaft wird – zum Wohl aller Beteiligten.

Gute Organisation ist der Schlüssel zu erfolgreicher Betreuung

Die Organisation einer Betreuungskraft erfordert Planung, Sorgfalt und Menschlichkeit. Wer die rechtlichen Grundlagen beachtet, klare Strukturen schafft und die Betreuungskraft als Partnerin auf Augenhöhe behandelt, schafft die besten Voraussetzungen für eine stabile, liebevolle und professionelle Betreuung.

So wird die Betreuung zu Hause nicht nur eine Entlastung für Angehörige, sondern auch eine Chance für Senioren, ihre Selbstständigkeit, Würde und Lebensfreude im vertrauten Umfeld zu bewahren – mit einer Betreuungskraft, die mehr ist als Hilfe: ein verlässlicher Teil des täglichen Lebens.